什麼是 AI 工作流程
想像一下，有個看不見的助手，每天默默幫你完成那些枯燥、重複又容易出錯的工作。這，就是 AI 工作流程的基本樣貌。
AI 工作流程不是某一個單一工具，而是一整套結合人工智慧技術、數據處理與自動化策略的運作方式。它的目的很簡單——節省時間、減少人工干預，讓人類專注在更有價值的事上。
具體來說，這些流程可能包括文案撰寫、數據整理、客戶分類、自動回覆，甚至是策略建議。從單一任務的執行到整體流程的再設計，AI 工具都能夠發揮效能，讓整個團隊的產出更快速、更穩定。
AI 工作流程的優點
一旦把 AI 融入日常工作，你會發現效率不只是提升了一點點，而是整體節奏變得更流暢、決策更果斷。具體優勢包括：
- 節省時間與人力成本：重複性的工作可以交給 AI，自動處理、快速完成。
- 標準化流程、減少錯誤：AI 根據模型與規則行事，比起人類更能維持一致性。
- 即時回饋與資料洞察：AI 能即時分析數據，給出精準建議，支持更快的決策。
- 創造力的放大器：像是在文案創作、內容發想等工作上，AI 不會取代你，而是幫你跳過卡關期。
AI 工作流程的挑戰
當然，這一切並不是沒有代價。把 AI 真正落地到工作流程中，會遇到不少現實考驗：
- 員工的不安與抗拒：擔心被取代的情緒是真實的，管理層得處理這種「人」的議題。
- 系統整合的複雜度：並不是所有流程都能直接套用 AI，自動化之前得先精準拆解流程。
- 錯誤與偏差的風險：AI 並非萬能，它會犯錯，甚至可能無法察覺自己的盲點。
- 訓練與文化轉型：要讓 AI 變成好用的工具，團隊需要具備操作它的能力與理解其原理。
- 安全與隱私問題：涉及資料的流程必須有完整的控管措施，否則可能反而變成漏洞。
如何找出幫你提升效率的個人 AI 工作流程
從「不懂」到「熟練」的起點：先從你的日常任務開始
如果你還在問「AI 可以幫我做什麼？」這其實是個反過來的問題。真正的起點應該是：「我每天重複哪些工作？哪些任務我不想再親自處理？」舉個例子，像 Allen 一樣經常要與國外品牌聯絡、審核合約、準備簡報、回應客戶來信——這些流程，其實每一項都可以拆解成一個潛在的 AI 工作流程模組。
AI 不會自動跑進你工作裡，它只會根據你給的任務與上下文學習、模仿、優化。因此，第一步，是觀察你目前在哪些地方常感到疲憊、重複、緊急但瑣碎。這些，才是最適合交給 AI 接手的地方。
找出適合你的個人 AI 工作流程，只要 4 步驟：
步驟 1：挑選那些「重複又惱人」的工作
別想太遠，先從每天或每週重複又讓你煩的事下手，例如：
- 一樣的客戶問題回來又回去
- 把資料從這邊複製貼上到那邊
- 排版整理文件
- 上網找資料、初步研究
步驟 2：把流程拆成「輸入 → 處理 → 輸出」
舉例：你每週要交一份報告，可以這樣拆解：
- 輸入：一週的對話紀錄（文字）
- 處理：抓出重點、分類、找問題
- 輸出：做成簡單報告或摘要
這樣你比較能明確告訴 AI「你要它幹嘛」。
步驟 3：建立提示模版，不要每次都重講一遍
比如你常要寫郵件，就可以設定這種模版：
- 輸入：對象是誰、寫信目的、希望風格（如輕鬆、專業）
- 輸出：信件主旨、開頭、內文、行動呼籲（CTA）
步驟 4：用工具整合起來變成「你的 AI 工具箱」
可以用 Notion、Airtable、Google Sheet 甚至是make.com、n8n等工具建一區，放入：
- 常用提示語（Prompt）
- 每個提示的用途（寫文案、摘要會議、翻譯等）
- 注意事項（例如某類問題 AI 容易亂掰）
- 使用紀錄與成果追蹤
這就是你的「AI SOP 中控室」，越用越順手。
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延伸閱讀：Notion AI 教學：工作上4個實用案例，了解Notion AI 的功能與費用
AI工作流程範例，一種感覺對了的搭配：工具對任務、不是亂丟就行
你不會用高級音響去煮飯，同樣的，也不該拿 ChatGPT 去處理需要視覺邏輯設計的簡報產出。Allen 的例子很清楚地展現了「任務對應工具」的原則：
🔹 寫信與翻譯 → 用 ChatGPT
搭配提示語設定語氣、文化背景，甚至自動模仿自己過去信件的風格。
🔹 快速筆記與會議紀錄 → 用 PHILIPS 小飛筆
即錄、即轉寫、即翻譯，搭配降噪技術與多語辨識，在會議裡堪稱神兵利器。
🔹 文字轉簡報 → 用 Gamma AI
將 ChatGPT 生成的企劃內容直接輸出為 PowerPoint，甚至可以預設頁數與視覺風格。
🔹 個人資料庫管理與知識摘要 → 用 NotebookLM
讓過去的筆記、文章、合約條款，都變成你對話式查詢的一部分，未來你問，他即答。
一個自動化流程的誕生：從「動手」變成「動口」
當你初步確定了任務與工具的搭配後，接下來的關鍵是——將這些工具串接成一個完整的流程。你不再是每次都重複設定與貼文，而是開始讓 AI 根據你過去的操作「學會」怎麼替你處理：
- 寫完信件 → AI 自動翻譯 → 自動標示敬語 → 自動寄出草稿
- 會議開始 → 小飛筆錄音 → 即時轉寫 → ChatGPT 整理重點 → 自動寫成會議記錄
- 簽約前 → 將PDF合約丟進ChatGPT → AI標記關鍵條文 → 自動生成對應問答或重點
從 Allen 的流程中可以看到，一切的前提，是你知道自己「想要什麼結果」，AI 才知道怎麼幫你把過程自動化。
💡參考我們的延伸閱讀，可以得到你想要的答案：這些是工作上沒有人告訴你的 ChatGPT 提問技巧，我的私藏建議
AI 工作流程應用對照表
| 工作類型 | AI 工具 | 可執行任務 | 自動化潛力 |
|---|---|---|---|
| 客戶聯繫 | ChatGPT | 撰寫與翻譯信件、模仿語氣、文化調整 | 高 – 可透過提示語模板自動輸出 |
| 會議記錄 | PHILIPS 小飛筆 | 錄音、降噪、逐字稿生成、翻譯、摘要 | 高 – 可結合ChatGPT自動產出摘要 |
| 合約處理 | ChatGPT + PDF工具 | 合約翻譯、條文標記、關鍵詞抓取、草案生成 | 中高 – 須手動轉檔或格式處理 |
| 簡報製作 | Gamma AI | 根據文字產出指定頁數簡報、套用視覺模板 | 高 – 適合急件、臨時提案 |
| 筆記與資料整理 | NotebookLM | 筆記整理、文件摘要、跨文檔知識回顧 | 中 – 建立初期需投入整理時間 |
更廣泛且用於全公司的 AI 工作流程自動化
如果要打造的是一個真正有效、能穩定上線運作、適用於全公司的 AI 工作流程，不是單靠模型表現就能解決的事。它需要像建一台機器一樣，從供料、運算核心到外部操作介面，每一環都得協調得當，才能跑得順、用得穩。
1. 資料來源與整合管道
所有 AI 系統的基礎，都奠基在資料上。如果資料來源零散、格式不一，AI 的輸出也就像拼裝錯亂的拼圖，無法拼出清晰圖像。因此，流程的第一步是搞清楚資料來自哪裡、有多少種格式、是否需要清洗或轉換。
在實務上，這可能包含從 CRM、電子郵件、PDF 檔案或內部 Wiki 中提取內容，再透過 OCR、API 或 ETL 工具匯整成標準格式。資料整合的品質，直接決定了 AI 模型輸出的品質。
2. 演算法與模型選擇
這一環是 AI 系統的「引擎室」，但也是最容易高估或錯配資源的地方。不是所有任務都適合大型語言模型（LLM）。處理客戶分類或風險偵測，搞不好一個邏輯回歸模型就足夠，反而更快也更可控。
選擇什麼樣的模型，應該根據任務性質、預期結果形式（分類、生成、排序等）以及成本與運行環境來做調整。
3. 工作流程設計與觸發機制
當 AI 被安插進工作流程裡，它就不只是做分析、給答案這麼簡單，而是要思考 什麼時候由 AI 出手，以及 處理完後怎麼接棒給人類或其他系統。
例如：客服自動回覆可以先由 AI 處理常見問題，一旦使用者問到偏門或敏感議題，再自動切換成真人接手。這背後就是設計清晰的觸發規則與流程邏輯。
4. 回饋與優化機制
流程不是一次定型的劇本，而是會演進的系統。你必須持續監測 AI 的表現──準確率、用戶回饋、錯誤案例──並根據這些數據進行修正。這就像一條持續學習的循環，越跑越準、越用越穩。
常見的做法包括引入人工審核結果來重新訓練模型、設置錯誤案例手動介入機制、或是透過 A/B 測試持續驗證效果。
5. 使用者介面與協作環境
一個設計再好的 AI，如果操作介面讓人抓狂，還是會被擱在角落吃灰。因此，AI 的輸入/輸出設計、結果呈現形式、與現有系統的整合程度，都必須人性化，甚至要考慮「不懂技術的人」是否也能輕鬆使用。
像是將 AI 整合到現有工作平台（如 Notion、Slack、CRM）或讓非技術用戶也能設參數、看得懂回饋，就是讓 AI 真正「被用起來」的關鍵。
AI 工作流程自動化核心組成比較表
| 組成元素 | 功能說明 | 常見工具 / 技術 | 潛在風險與挑戰 |
|---|---|---|---|
| 資料整合管道 | 整合結構化與非結構化資料來源 | ETL 工具、OCR、API、資料庫連結 | 資料來源分散、品質不一 |
| 模型與演算法選擇 | 根據任務挑選對應演算法，設定輸出邏輯 | LLM（GPT）、分類器、聚類模型等 | 過度依賴單一模型、計算資源過高 |
| 流程設計與觸發條件 | 決定 AI 出場時機與回傳邏輯 | 工作流程管理工具（如 Zapier、make.com） | 人機切換不順、邏輯設計不明確 |
| 回饋與優化循環 | 根據實際表現進行調整與再訓練 | Feedback API、監控 Dashboard | 缺乏真實用戶回饋、優化目標模糊 |
| 操作介面與協作設計 | 讓 AI 輕鬆整合進工作日常 | UI/UX 設計工具、插件整合平台 | 介面複雜、用戶學習成本過高 |
結語：找出你的AI流程，其實是找出你的人生時間漏洞
你可以把 AI 想成一個「效率洩漏探測器」，只要哪裡常常讓你浪費時間、出錯、重複，AI 很可能都能提供解法。真正的難點，不是你會不會用 AI，而是你願不願意讓 AI 像搭檔一樣，與你一起工作、一起成長。
而這種成長，是來自你願意嘗試、願意丟問題給它、願意修正它的錯誤。只要這三點做到，你也能像 Allen 一樣，從翻譯到簡報、從合約到會議，全都 AI 助攻，讓工作變得更有效率，也更有餘裕。
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參考資料
五大方式提升工作效率：最佳AI 工作應用推薦（含實際應用案例）
我的最強AI工作流 1人完成所有事項 AI改變我的工作流程 商務高效管理
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