2025年推薦的4款辦公室AI工具推薦|比ChatGPT更懂上班族的小眾選擇

辦公室AI工具推薦
本月最推薦的環境衛生品牌
好事寶

我們是抗菌研究室,是你最專業的環境整潔隨身筆記,站內整理了多個可以打掃環境衛生的推薦產品,像是在 Elite Beauty 緻美學內賣得相當好的好事寶系列商品,本站有多次做過相關的評價介紹,不論你是在找好用的打掃用品、驅蟲用品、抗菌用品等各式各樣與環境衛生相關的用品,又或者是跟環境衛生相關的知識,本站都可以為你解惑!

文章目錄

在 AI 工具滿街跑的今天,你是不是也覺得什麼都叫 AI,卻沒幾個真的能幫你解決工作痛點?這篇幫你挑出 5 款「不是人人都知道,但用過就回不去」的辦公室AI工具。它們多數基於 Web 或 SaaS,不用裝軟體、不綁死生態系,適合上班族輕鬆導入。

辦公室AI工具推薦一:Notion AI(筆記知識庫AI幫手)

Notion AI 是知名筆記與協作平台 Notion 推出的內建人工智慧助理。Notion 本身是一款整合筆記、文件、專案管理的全能工作空間,而引入 AI 後,如虎添翼。Notion AI 能直接在您的筆記文件中產生內容、摘要重點、潤飾語句,甚至依您需求改變文字語氣

更厲害的是,它可以連接您的Slack對話、Google雲端檔案等,充當團隊知識庫的智能搜尋引擎。

想像一下,您在Notion筆記裡問:「上次產品發佈會的結論是什麼?」它就能自動從連結的文件或對話中找出答案並整理給您。Notion AI 讓團隊知識活起來,變成可以對話的資訊庫,同時也是隨手可得的寫作搭檔。

  • 適合角色: 頻繁撰寫筆記、報告、知識庫文章的工作者。如產品經理整理會議記錄、行銷企劃撰寫內容大綱、創作者構思文章架構、客服團隊管理常見問答資料庫等。已經在用 Notion 平台協作的團隊更是強烈推薦升級AI功能。

🚀 Notion AI 的核心功能

  • 內容生成與重寫:直接在任何Notion頁面中呼叫AI,產生所需的段落文字、創意點子或大綱;也能選取現有文字讓AI進行改寫潤色或翻譯。
  • 智慧摘要:讓AI閱讀長篇文件或會議紀錄,快速列出重點摘要或待辦清單。
  • 語氣調整:可指示AI將內容改成專業、幽默、簡潔等不同風格,以符合讀者預期。
  • 多來源知識搜尋:Notion AI 支援 Slack、Google Drive 等AI Connectors,可以搜索多個外部資料來源並回答問題,替您省去逐一查找檔案的麻煩。
  • 自動化資料庫:結合 Notion 資料庫,AI可自動填入摘要、從上下文產生待辦事項,讓專案管理更省心。

💰 收費模式與方案

  • 收費模式: 免費+付費模式。Notion 本身有免費方案,但 Notion AI 屬額外付費附加功能。個人用戶在免費方案下每月僅有少量AI使用次數,若要無限制使用需要訂閱付費方案。
    商業團隊用戶可選擇付費加購AI(每位用戶約 $8~$10/月),近期 Notion 也將AI納入企業方案中免費提供給 Business/Enterprise 等級用戶。
  • 傳統作業比較: 使用 Notion AI 之前,團隊往往需要耗費大量時間在維護文檔和知識庫上。比如定期手動更新產品Wiki頁、逐條整理會議紀要摘要,或者寫作時在不同工具之間來回複製內容(Word撰寫->Google查資料->Slack找討論記錄)。
    現在,Notion AI 把這些繁瑣流程通通簡化:它直接在您工作的平台上協助完成上述任務,一站式搞定資訊查找與內容產出。

節省時間/精力的地方

不少用戶反映 Notion AI 大幅縮短了寫作和資訊整理時間。有早期使用者分享,他利用 Notion AI 將寫作時間縮短了一半以上,而且不必在多種工具間來回切換。
讓 AI 幫忙從龐雜的資料中找答案,也替客服與專案團隊省下無數搜尋翻閱的工夫。Notion AI 幫助團隊把時間花在更有創造性的工作上,再也不用為了整理資料和改稿而加班,是提升辦公效率的隱形助手。

延伸閱讀:工作上4個實用案例,了解Notion AI 的功能與費用

辦公室AI工具推薦二: Otter.ai(AI會議記錄助理)

這款AI工具主打會議錄音轉寫與重點摘要功能。開會時啟動 Otter,系統會即時將對話語音轉換為文字記錄,讓您專心參與討論而不用忙著抄筆記。Otter 會自動擷取會議中的關鍵想法、待辦事項,甚至在會後生成重點摘要與後續追蹤事項

向 Otter 的會議AI提問,快速搜尋過去會議記錄中的重點。對於經常要開會的人而言,這工具等於替您創造了一個不知疲倦的專職會議紀錄秘書。

  • 適合誰? 每週跑不完會議的專案經理、產品經理、部門主管,或業務、顧問等需要頻繁與客戶開會的人士。學生上課或記者訪談錄音轉寫也很實用。

🚀 Otter.ai 的核心功能

  • 即時語音轉錄:支援Zoom、Google Meet、Microsoft Teams等視訊會議串接,自動將談話內容轉成逐字稿文字。
  • 重點摘要與待辦:AI會標記對話中的決策、行動項,會後生成摘要方便分享。
  • 智慧搜尋:會議後可在記錄中關鍵字搜尋,甚至直接問Otter某次會議「有沒有提到XXX結果?」它會在文字紀錄中找到答案。最新的「Otter Meeting Agent」還能在會議進行中替您回答簡單問題或執行任務,讓整個流程更聰明高效。

💰 收費模式與方案

  • 收費模式: 部分免費,進階付費。Otter提供免費方案但每月有轉寫分鐘數上限;付費Pro和Business方案則提供更長的錄音時間、團隊共享、AI重點摘要等完整功能。
  • 傳統作業比較: 沒有 Otter 時,開會要嘛手寫大量筆記,要嘛會後花時間聽錄音重播逐字記下重點。不僅過程繁瑣,還常常因為顧著記錄而錯過當下討論重點。有了 Otter,這些流程都自動化,開會者能更專注發言與思考。

節省時間/精力的地方

根據官方調查,有62%的專業人士表示使用 Otter 每週至少節省4小時會議記錄相關的時間(累計一年約省下整整一個月的工時)。甚至有12%的重度用戶每週省下超過10小時在筆記與會後整理上。

辦公室AI工具推薦三: Motion,用 AI 自動安排你的待辦與行事曆

motion ai 介紹

Motion 是一款專為時間管理困難者設計的 AI 行事曆與任務排程工具。它不僅整合了 Google Calendar,還能根據任務優先順序、截止日與工作偏好,自動安排每日行程,猶如一位私人秘書般地將每件事妥善排入時間表中,並在需要時自動調整。

  • 適合誰?自由工作者、專案經理、創業家,或任何感到「事情太多腦袋轉不過來」的人

🚀 Motion 的核心功能

  • AI 自動排程:Motion 會根據你的任務清單、會議、活動等,動態生成最優化的每日行程,讓你專注於執行而非規劃。
  • 整合多個行事曆:支援與 Google Calendar、Outlook、iCloud 等同步,並能根據你的工作時間與時區設定,避免排程衝突。
  • 智慧會議排程:Motion 的會議排程工具會考慮你和團隊成員的工作時間與任務優先順序,僅在最合適的時間安排會議,避免干擾重要任務。
  • 任務與專案管理:除了個人任務,Motion 也提供團隊協作功能,讓你能夠與團隊成員共享任務、行事曆與專案進度。

💰 收費模式與方案

  • 個人方案:月費 $19 美元(年繳),適合個人用戶。
  • 團隊方案:每位用戶月費 $24 美元(年繳),提供共享行事曆與團隊協作功能。
  • 企業方案:價格依需求而定,提供進階安全性與自訂整合功能。

Motion 提供 7 天免費試用,讓你在購買前先體驗功能。

🧠 使用者回饋與注意事項

  • 優點:許多用戶表示,Motion 大幅減少了他們在規劃行程上的時間,提升了工作效率,並幫助他們更好地管理任務與會議。
  • 缺點:部分用戶反映,Motion 的 AI 排程有時可能與他們的個人偏好不一致,且初次設定與學習曲線較陡峭。

如果你經常被任務與會議壓得喘不過氣,Motion 的 AI 排程功能可能是你的救星。它不僅能自動安排每日行程,還能根據你的工作偏好與任務優先順序,動態調整排程,讓你專注於完成重要的事情。雖然價格相對較高,且需要一定的學習時間,但對於追求高效率與自動化的用戶而言,Motion 無疑是一個值得考慮的選擇。

如需更深入了解 Motion 的使用方式,建議觀看以下教學影片:

辦公室AI工具推薦四: Canva AI,最強整合AI功能的圖形設計工具,沒有之一

canva ai介紹

Canva AI 不是什麼「設計師的終結者」,反而比較像一位能幫你打草稿、補光影、想標題的萬能小助手。這是一款將人工智慧深度整合進 Canva 生態系的設計平台,不只讓你「畫圖」,更讓你少煩惱、多創作

不管你是每天要生五張圖的社群編輯、三天兩頭開簡報的行銷業務,還是想做品牌形象卻美感苦手的創業家,只要打開 Canva,就能靠 AI 幫你搞定 80% 的視覺任務。剩下的那 20%,交給你最後的品味微調。

  • 適用對象:社群媒體經營者行銷人員教育工作者自由工作者與創作者

🎨 Canva AI 的核心功能

  • Magic Design:只需輸入簡單的描述或上傳圖片,Canva AI 即可自動生成多種設計風格的模板,適用於社群媒體貼文、簡報、影片等。
  • Magic Write:內建的 AI 寫作助手,能協助撰寫文案、摘要、翻譯,並調整語氣,提升內容品質。
  • Magic Edit:透過簡單的筆刷操作,選取想修改的區域,並輸入指令,即可增添或消除畫面中的內容,實現快速修圖。
  • Magic Animate:為設計元素添加動畫效果,提升視覺吸引力,適用於簡報和社群媒體內容。
  • Magic Expand:自動填滿圖片背景,擴展畫面範圍,適合調整圖片尺寸或構圖。
  • Magic Media:將文字描述轉換為圖片或影片,支援多種風格,提升創作效率。
  • Magic Switch:自動將設計內容轉換為不同格式或語言,方便跨平台使用。

🔧 新功能:Magic Switch to Code(設計 → 程式碼,自動生成)

這功能是 Canva AI 最新亮點之一,簡單來說就是:

  • 把你設計的內容(例如行銷頁、簡報、品牌介紹頁)轉成 HTML 或 React 元件
  • 可用於 內嵌在網頁、landing page、newsletter 等需要程式碼的場景
  • 支援輸出為 乾淨、可編輯的 code block,方便開發者接手,或讓你直接貼到網站編輯器
  • 對於非工程背景但要處理網站內容的行銷人或創業者,這簡直是救星

舉個例子,你今天在 Canva 設計了一頁新品介紹頁,只要一鍵「Switch to Code」,它就幫你生出完整 HTML 架構,包含圖片、文字、段落格式,馬上可以嵌到網站上。不用再開 Figma 傳給工程師排期、畫 wireframe 寫交代信。

為什麼這功能超實用?

  • 節省協作成本:設計跟開發的溝通成本原本超高,現在一鍵轉碼,彼此理解瞬間快轉。
  • 行銷活動快閃需求:限時活動頁、報名頁,能瞬間做出雛型、直接上線,不必等後端搞三天。
  • 初創團隊:如果你是個人品牌或兩三人團隊,有 Canva + AI,基本上不用請外包做簡單網頁。

注意事項

目前 Code 功能主要支援英文語系,中文使用者雖然也能操作,但部分預設文案仍需手動調整。生成的程式碼雖然結構清晰,但仍建議讓有經驗的開發人員簡單 review 再上線。這功能 目前屬於 Canva Pro 限定功能,需要升級後才能解鎖。

💰 收費模式

  • 免費方案:提供基本的設計功能和部分 AI 工具,適合個人使用。
  • Canva Pro:每月 $12.99 美元,解鎖完整的 AI 工具套件和進階功能,適合專業用戶。
  • Canva for Teams:每月 $14.99 美元,支援團隊協作和品牌管理。

🧠 使用建議與注意事項

  • 語言支援:部分 AI 功能目前僅支援英文介面,使用時需注意語言設定。
  • AI 生成內容:AI 生成的內容可能需要手動調整,以符合特定需求或風格。
  • 學習資源:Canva 提供豐富的教學資源,幫助用戶快速上手。

結語:真正有用的 AI,不是噱頭,而是幫你「收回時間」

我們常說 AI 工具很多,但說穿了,大多數都像是菜市場的叫賣聲──熱鬧歸熱鬧,回家後根本不知道該拿來幹嘛。但這次我們挑出的這幾款,不是那種「三分鐘熱度」的潮流產品,而是真正能接上你日常工作流程、幫你省時省腦、用過就很難回去的實用派 AI。

它們有一個共通點:不需要你是工程師、也不綁你進某個生態圈,幾乎打開瀏覽器就能開始用。從會議記錄、知識管理、時間排程、內容生成,到設計轉碼,每一款工具都針對上班族常見的「痛點」給出解方,不華麗、不浮誇,卻紮紮實實地幫你追回那些被瑣事吃掉的時間與注意力。

如果說以前的工作是「靠自己撐完的馬拉松」,這些工具就是幫你裝上 AI 助跑器。不是讓你偷懶,而是讓你把精力用在更重要、更有價值的事上

你不需要一下子全用上,也不需要每款都付費升級。只要挑一兩個對你目前工作節奏最有幫助的,開始試著讓 AI 幫你接手那些反覆又耗時的流程,你會發現:「啊,這才是我想像中應該有的未來辦公方式。」

那麼現在,輪到你選擇──你想讓 AI 做什麼?又想留時間給什麼樣的自己?

參考資料

Notion AI Review: Is It Really Worth Using Inside Your Workspace?

The 26 Best AI Productivity Tools in 2025

Study finds ChatGPT boosts worker productivity for some writing tasks

» 更多推薦:

【2025 海外遊學攻略】如何挑選遊學團?熱門英語系國家遊學費用、遊學團比較
【樟腦油功效大揭密】你不知道的 7 大用途

關於AI峰哥 – 利用數小時課程讓你擁有數百小時的AI能力

跨領域整合:具AI專業、企業管理、財務、業務、行銷、數位轉型等多重經驗,提供全方位AI解決方案。
產官學認證: 服務華碩、台灣理光、南山人壽、裕隆、TOYOTA等多家豐富的企業、政府、學術機構合作經驗。
口碑教學: 500+小時教學時數,學員好評,保證教學品質。
洞見未來: 深入洞悉AI軟硬體整合與商業模式,助你擘劃未來商業藍圖。
客製化工作流: 豐富教學經驗,為您量身打造低成本、高效益的專屬AI應用。

峰哥的風格很不一樣,不是只教你怎麼用AI工具,更會帶你看懂整體策略。

許多企業對AI望而卻步,認為導入成本高、技術難。AI峰哥致力於降低AI導入門檻,讓更多企業,尤其是中小企業,也能輕鬆擁抱AI,提升競爭力。

不只是教你哪個AI軟體好用,而是會一起思考:怎麼跟你的營運方向結合,真的幫上忙。也不是丟個解法就拍拍屁股走人。從一開始的導入規劃、選工具、設流程,到最後真的上線執行,通通會一起走一遍。

而且看的不只是眼前,因為習慣所以很會抓趨勢,幫企業提早佈局,搶得先機,不會等市場都紅了才跟著跑。

可以授課主題

    • 生成式AI工具入門說明研習班

    • AI工具及ChatGPT實戰教學

    • 零基礎輕鬆入門AI工作:提升職場效率與決策力(啟蒙分享與實作)

    • AI智慧及實務應用課程

    • AI社群爆文寫作力

    • AI人工智慧,如何形塑人類未來

    • 零基礎輕鬆入門AI工作:提升職場效率與決策力(初階班)

    • 零基礎輕鬆入門AI工作:提升職場效率與決策力(進階班)

    • 生成式AI打造人機協作的文案工坊實務班

可以授課工具

    • 文案型AI:撰寫文案、新聞稿、翻譯、轉譯、企劃書、開發信件等等。ChatGPT、Perplexity.ai、Claude.ai、Gemini、Co-Pilot …。

    • 分析型AI:不同檔案比較、分析、摘要等等。Google NotebookLM、ChatGPT、Perplexity.ai …。

    • 行銷、圖文AI:製作圖文素材。Adobe FireFly、Canva …。

    • 會議記錄AI:搭配不同AI快速整理會議記錄。memo.ai、whisper-jax、Good Tape、雅婷逐字稿

    • 客製化討論課程內容

更多精選文章
返回頂端