當 AI 不再只是個話題，而是你每天辦公桌上的好夥伴，人資工作的樣貌也開始悄悄改變了。ChatGPT，不只會聊天，對 HR 來說，它其實是一把多功能瑞士刀。
不管是寫職缺、整理履歷、還是回應員工問題，這些過去費時又瑣碎的事，現在可以交給它來跑。你甚至可以叫它幫你設計 onboarding 流程，或者擬一份公平又有人味的績效回饋草稿。
這篇我們就帶你看看，HR 怎麼實際運用 ChatGPT，讓日常工作不只是更快，而是變得更聰明、更貼近人心。如果你正苦惱如何在有限資源下提升人資影響力，也許該考慮，把 AI 這個「新同事」納入團隊了。
案例一：ChatGPT 怎麼在招募這一關發揮神力？
幫你先看過那一大疊履歷
你只要告訴它職缺重點，比如要有專案管理經驗、會用 Figma、還要會一點日文，它就能快速瀏覽幾百份履歷，把「明顯不對盤」的直接排除，把值得一聊的整理出來。
甚至還能根據你的標準，自動給出評分或排序，讓你不用再手動比對每個人有沒有符合資格。
prompt範例 
請協助我根據以下職缺條件，快速篩選並評分多份履歷：
1. 具備專案管理經驗 2. 熟悉 Figma 3. 會一點日文
請依據這些條件，幫我瀏覽所有履歷，將明顯不符合資格的排除，並針對每位候選人給出簡單的評分（例如 1-5 分），
同時將值得進一步聯絡的候選人整理成一份清單，並依照分數高低排序。最後，請簡要說明每位推薦人選的優勢與不足。
面試前的那份小抄，它幫你準備好了
不論你是招工程師還是社群小編，ChatGPT 都能依據職位特性列出一份邏輯清晰、問得有深度的面試題清單。有些 HR 甚至直接讓它模擬「一輪初談」，看看候選人的回答反應怎樣，像是在做一場「預演」。
prompt範例 
請根據以下職缺資訊與候選人履歷（我已經貼在附檔），幫我設計一份專屬於此候選人的面試問題清單，並說明每題的設計重點。
同時，請模擬一輪初步面談，假設你是面試官，針對履歷內容提出追問，並根據候選人的假設性回答，給出簡單的回饋與建議。
職缺名稱：【請填寫職缺，例如：前端工程師／社群小編】
主要職責：【請簡述職責，例如：負責網站前端開發、社群經營等】
必備條件：【請列出必備條件，例如：熟悉 React、具備社群經營經驗等】
候選人履歷重點：【請貼上候選人履歷摘要或重點】
不讓好人才等太久回信
很多應徵者投完履歷之後就石沉大海，這其實是招募體驗的敗筆之一。ChatGPT 可以幫你自動回覆應徵者的提問，像是：「請問這個職缺有遠端選項嗎？」或是「什麼時候會知道面試結果？」這類問題，AI 回得快、語氣又溫和，能大幅提升你品牌在人選心中的印象分數。
案例二：員工體驗與留任管理
入職不是給一堆PDF，而是給一種「被歡迎的感覺」
傳統 onboarding 常常變成資訊炸彈：福利制度、SOP、內網連結，一次丟給新人。但換個方式，讓 ChatGPT 用聊天的方式，陪他們一個步驟一個步驟走完。像是：
- 「歡迎加入！這是我們公司最常用的三個平台。」
- 「第一週別急，我幫你排個入門 checklist，按表操課就好。」
- 「這裡是你部門主管的小介紹，等下見面前可以先了解一下他的背景。」
這種溫和的引導，比任何手冊都更有用，也更有人味。
離職，也能是一次順暢又得體的結尾
當員工準備離開，流程如果卡卡，不只影響效率，更可能毀掉最後的品牌印象。ChatGPT 可以主動提示離職流程、文件清單，甚至協助安排 exit interview。還能幫 HR 擬好一份有誠意、不官腔的離職慰問信，讓人即便離開，也願意當你的口碑推手。
溝通更順，關係更穩：ChatGPT 成為貼身知識小幫手
你有沒有碰過這種情境：
「請問今年中秋是放一天還是連休？」
「產假可以請幾天？」
「我們公司有推薦同仁獎金制度嗎？」
這些問題不難，但 HR 回答三十次也會崩潰。
如果有個 24 小時不打烊的 AI 小幫手，讓員工能直接對話查詢福利、流程、請假政策，不但節省人力，更讓大家感受到資訊是「always accessible」，不必再等回信、找人問。
📤 如何創一個人資用的 AI 問答機器人？（如上面情境）
我建議使用NotebookLM，詳細方法閱讀：《持續更新》NotebookLM 教學終極功能指南：需要語音摘要Podcast 逐字稿？如何共用
案例三：績效管理與數據分析，評估不再只是「填表格」，而是一次更到位的對話機會
績效評估這件事，對主管來說常常是「最重要、但最容易拖延」的任務之一。該寫什麼？怎麼寫才公平？怎麼說才不傷感情？這些問題，每次都讓人卡很久。而這時，ChatGPT 就像是那位冷靜、理性、資料彙整超快的幕僚長，默默在背後幫你鋪好所有路。
幫你把資料整整齊齊地端上桌
你不需要再一個個去翻報告、看 KPI 記錄、查專案進度。ChatGPT 可以整合各種輸入（如 1-on-1 紀錄、目標達成率、同儕回饋），自動生成一份簡潔又有重點的「績效初評草稿」。不是冷冰冰的分數，而是一段段有邏輯、能說人話的觀察摘要，讓你省下大把整理資料的時間，把精力花在真正該做的——判斷與溝通。
回饋內容寫不出來？AI 幫你先起個頭
最難的不是知道這個員工做得好不好，而是要怎麼說才精準、又讓人聽得進去。ChatGPT 能根據績效狀況，幫你產出像這樣的句子：
- 「你在這季中展現出穩定的交付力，特別是在 X 專案中的角色表現亮眼，建議未來可嘗試多參與跨部門合作，發揮更大的影響力。」
- 「這次的目標達成率略低於預期，觀察到主要挑戰來自進度控管，建議下階段引入更多進度拆解與回顧節奏。」
這些內容不是罐頭，而是可以根據不同員工的狀況做出細緻調整，讓主管不只是交差，而是真的說出能推動成長的話。
案例四：HR自動化與合規管理，行政不再只是打雜，是流程優化的起點
說到 HR 的日常，有一大塊雖然沒那麼華麗，卻攸關整體運作穩不穩——就是行政流程與合規管理。偏偏這部分常被看成例行公事，但其實處理得好，才是真正讓 HR 能「穩中求快」的基礎工程。而 ChatGPT，在這裡一樣能幫你扛下不少苦差事。
文件不再堆積如山，而是井井有條
HR 常常被文件淹沒，不論是入職表單、簽核紀錄、出勤報告還是異動聲明，處理起來費時又怕漏掉重點。ChatGPT 可以幫你自動讀取文件內容、提煉重點、分類歸檔，甚至標記「需要人工複核」的部分。久而久之，你的 HR drive 不再是亂七八糟的文件墳場，而是條理清晰的智慧資料庫。
薪資、稅務、福利？交給 AI 幫你算
每月算薪不是只是四則運算，還得顧到加班費、津貼、扣繳、法定給付……人一多就容易出錯。ChatGPT 能整合出勤資料、自動套用薪資規則，幫你預估薪資與稅金。最棒的是，它還會幫你列出異常點（例如：「A 員工加班超過法定上限」），讓你先查再發，不怕出包。
💡 提醒與技巧
記得這種運算的工作一定要用推理模型（比如o3）就是你可以看到他有思考，而不是直接馬上回答的那種。這種任務AI有時會弄錯，人工檢查還是很重要！
法規變動不是突襲，而是提前預警
勞動法、性平法、加班規定、特休修法……變動速度有時比你 HR 手冊更新還快。ChatGPT 可以根據你上傳的資料來源，掃描法規變更，並主動提醒哪些公司政策該調整。你不用天天盯政府網站自己全部閱讀，它幫你提早做功課。
人資部門使用 AI 常見挑戰
| 挑戰類型 | 解決建議 |
|---|---|
| 資料隱私與安全 | 注意取消“資料分享或供訓練”的選項，選擇有提供企業級資料保護承諾的版本 |
| 工具整合困難 | 經過大家使用和討論後，可以汰換工具。或者選擇可API串接的AI工具，與現有HR系統做連結或整合 |
| 員工接受度 | 從問題出發、鼓勵分享與交流，增加相關考績，另外主管也要投入 |
| 內容重複與幻覺 | 針對重要政策、文件，使用如NotebookLM這種只根據資料回答的AI工具或模型 |
如何讓人資部門員工願意積極學習和運用 AI 工具？
老實說，大多數企業搞錯方向。他們以為「開個課」、「丟個工具清單」、「鼓勵大家去玩玩」就算推動 AI 技能普及了。實際上，要讓員工真的願意學、而且學得進去，關鍵在於動機設計與場景導入。
1. 從問題出發，不是從工具教起
多數員工不是缺乏學習意願，而是看不出「這跟我有什麼關係」。如果你直接說：「今天來學 ChatGPT prompt 工法」，大家只會覺得離自己很遠。但如果你這樣開場——
「你是不是每天都在寫週報？要不要讓 AI 幫你先生成一版草稿，省 30 分鐘？」
瞬間就能抓住需求，也自然引出工具的學習動機。
👉 重點是設計「痛點導向」的使用場景，例如：
- 自動產生會議紀錄與會議摘要
- 快速生成面試邀約信
2. 讓 AI 成為「內部共學話題」，而不是個人修行
你可以鼓勵小團隊內每週分享一次「這週我用 AI 解決了什麼工作麻煩」，並開個 LINE 群組專門交流 prompt、技巧、翻車經驗。這不只降低學習門檻，還能創造一種：「咦，別人都在用，我是不是也該學起來？」的正向壓力。
3. 制度面加一點「正當性」與「回報機制」
很多人其實偷偷在用 AI，但不敢說，怕主管覺得他沒努力。所以你需要從文化與制度上釋出訊號——運用 AI 是一種能力，不是投機取巧。
- 明定「AI 技能」納入績效考核的某部分（如創新應用）
- 每季頒發「AI 精省大獎」：誰用 AI 節省最多時間／做出最有趣的應用
- 提供內部認證、AI 使用徽章，讓學習成果可見
4. 領導人要帶頭示範，而且要「用得剛剛好」
主管或資深員工的使用狀況會強烈影響團隊氛圍。如果大家看到主管也會說：「我用 AI 幫我整理這次會議的 action item」，自然就會放下戒心。重點是不用誇張、也不用全能，用得自然、有用就好。
參考資料
- ActivTrak：6 Use Cases of AI for HR Operations to Maximize Productivity
- Zendesk：AI in HR: Top 5 use cases and benefits
- Lindy：6 Best Ways to Use Artificial Intelligence (AI) in HR You Must Know
- TalentHR：How to use AI in HR: 5 Examples for 2025
